Lavorare In Smart Working Senza Ostacoli: Come Ottimizzare I Processi Aziendali

L’Information Technology, nella gestione dei progetti Smart Working, svolge un ruolo fondamentale in quanto rappresenta un mezzo per coadiuvarne i vari processi lavorativi.

Statisticamente però, l’80% dei dati aziendali non è strutturato adeguatamente e comporta delle inefficienze nei processi che si traducono in maggiori costi di gestione per i tempi di lavorazione dei dati, per gli errori umani (successive rilavorazioni) e per il turn-over dei lavoratori.

Necessita di conseguenza una progettualità che abiliti l’organizzazione stessa ad un nuovo modo di lavorare e collaborare. In questo contesto, quindi, gli strumenti sono il mezzo attraverso cui si esprime un piano d’azione più complesso che ha il fine di garantire maggior sicurezza nella gestione dell’informazione e dei dati, facilità di accesso e condivisione della conoscenza, immediatezza e flessibilità nella collaborazione, produttività e creatività tra i team. Seedble studia da anni il paradigma dello Smart Working e ha individuato un framework di tool ovvero un modello di collaborazione che si prefigge l’obiettivo di mettere ordine e fornire il giusto setup all’organizzazione in questo modo:

ANALISI DELLO STATUS QUO DELL’ORGANIZZAZIONE: step necessario per dare la giusta direzione ad un progetto Smart Working. Analizzare nel dettaglio tutti i flussi ed i processi di collaborazione per valutare le necessità del team è propedeutico per la corretta valutazione degli strumenti utilizzati e per comprendere eventuali lacune nelle competenze e capacità digitali del team.
ESAME DELLE MODALITÀ DI GESTIONE DEI PROGETTI DEI VARI DIPARTIMENTI: è essenziale per comprendere le dinamiche del team e capire quali aspetti possono essere migliorati tramite il giusto strumento per elevare la produttività.
METTERE A TERRA LA PIATTAFORMA DI COLLABORAZIONE: Dopo aver compreso a fondo le necessità dell’organizzazione e analizzato processi, strumenti e metodi organizzativi, si può finalmente mettere a terra la piattaforma di collaborazione, che consterà di i tre livelli:
Livello 0: Questo livello rappresenta le fondamenta degli altri livelli della piattaforma di lavoro, perché, grazie anche alla formazione, si crea l’humus di conoscenze e cultura per ottimizzare i processi aziendali e realizzare una policy aziendale e regole di collaborazione.
Livello 1: In questo secondo livello si vanno ad ottimizzare gli strumenti, si integrano quelli esistenti, se ne sostituiscono alcuni o se ne aggiungono altri in base alle necessità, ma l’aspetto fondamentale è rappresentato dalla interconnessione tra i tool, che, anche se concepiti come separati, devono poter scambiare informazioni in tempo reale.
Livello 2: Il terzo livello è rappresentato da un pannello di controllo che possa riassumere tutte le informazioni basilari per la gestione dei processi di lavoro e fare da cruscotto aziendale. Uno strumento che aiuta il team nella visualizzazione, gestione e mantenimento dei dati e dei flussi di lavoro.

Questa configurazione permette una struttura multilivello perfettamente interconnessa che permette un efficiente scambio di informazioni in tempo reale e che ci permette di avere una visione d’insieme di tutti i flussi di lavoro e delle informazioni che ci permettono di focalizzarci sul nostro core business, quell’aspetto veramente essenziale che permette alle organizzazioni di mantenersi sempre efficienti, produttive e con bilanci in utile.