Conflitto di interessi negli appalti e nelle pratiche amministrative: tracciamento e dichiarazioni

Le Linee Guida 15 dell’Anac sul conflitto di interesse negli appalti confermano la necessità di tracciare le attività svolte nei procedimenti amministrativi, allo scopo di verificare o comunque responsabilizzare i dipendenti in merito alla sussistenza di possibili conflitti. Non solo negli appalti, ove questa necessità è sottolineata dall’articolo 42 del d.lgs 50/2016, ma in generale in tutti i procedimenti amministrativi.

Non si deve dimenticare che l’articolo 9, comma 2, del dPR 62/2013 dispone: “La tracciabilità dei processi decisionali adottati dai dipendenti deve essere, in tutti i casi, garantita attraverso un adeguato supporto documentale, che consenta in ogni momento la replicabilità“.
I processi decisionali debbono essere tracciati (esattamente come una spedizione postale), per poter ricostruire chi di volta in volta, passaggio per passaggio, li abbia movimentati e verificare cosa e quanto tempo ciascuno abbia dedicato al proprio segmento operativo.
La necessità di evitare il conflitto di interessi, per gli appalti enfatizzata dall’articolo 42 del codice dei contratti, ma incombente su ogni procedimento ai sensi dell’articolo 6-bis della legge 241/1990 e degli articoli 6, comma 2, e 7, del dPR 62/2013, esige che ciascun dipendente coinvolto nel processo evidenzi, con una specifica dichiarazione di essere o meno in situazione di conflitto di interessi.

Nel caso in cui dichiari di incorrere in una situazione di conflitto, il responsabile di servizio o dirigente deve aprire una procedura, anche in contraddittorio, per verificare la portata del conflitto segnalato. Laddove riscontri che il conflitto non sussista, conferma l’incarico al dipendente, spiegandone le ragioni. Qualora rilevi l’effettiva sussistenza del conflitto, sempre sulla base di una specifica motivazione, attribuisce l’incarico ad altro dipendente. Al di là di quanto correttamente indica l’Anac, lo si evince dalla previsione dell’articolo 7, comma 2, del dPR 62/2013: “Il dipendente si astiene dal partecipare all’adozione di decisioni o ad attività che possano coinvolgere interessi propri, ovvero di suoi parenti, affini entro il secondo grado, del coniuge o di conviventi, oppure di persone con le quali abbia rapporti di frequentazione abituale, ovvero, di soggetti od organizzazioni con cui egli o il coniuge abbia causa pendente o grave inimicizia o rapporti di credito o debito significativi, ovvero di soggetti od organizzazioni di cui sia tutore, curatore, procuratore o agente, ovvero di enti, associazioni anche non riconosciute, comitati, società o stabilimenti di cui sia amministratore o gerente o dirigente. Il dipendente si astiene in ogni altro caso in cui esistano gravi ragioni di convenienza. Sull’astensione decide il responsabile dell’ufficio di appartenenza“.

Si propone di seguito una scheda generica di tracciamento delle attività, con la sintesi delle dichiarazioni relative al conflitto di interessi.
L’Anac suggerisce di protocollare le varie dichiarazioni. L’esistenza, però, di un fascicolo che racchiude atti, documentazione e queste dichiarazioni potrebbe non rendere necessario il protocollo; in ogni caso potrebbe essere sufficiente un registro specifico per queste dichiarazioni. Ovviamente, se i procedimenti fossero tutti informatizzati, il tracciamento e le connesse dichiarazioni potrebbero molto più agevolmente essere prodotti e rese utilizzando il sistema informativo, che avrebbe anche il pregio di conservarle in specifici registri.